Modrá ikonka na pracovnej ploche počítača vyzerá priateľsky a priam volá, aby ste si do nej jednoducho vložili všetky súbory a pracovali s nimi odkiaľkoľvek a s kýmkoľvek, čím zaručene zvýšite svoje pohodlie a produktivitu. Jej užívanie však so sebou prináša nielen to dobré.
Najrýchlejšie rastúcim rizikom na pracoviskách je v súčasnosti rozširovanie prostriedkov na zdieľanie súborov bežných užívateľov. Podľa portálu Infromation Week, Dropbox je najrozšírenejšou platformou na zdieľanie súborov. Medzi jeho zákazníkov patrí 200 miliónov súkromných užívateľov a 4 milióny firiem. Zamestnanci týchto firiem týždenne uložia v rámci Dropboxu 600 miliónov pracovných zložiek.
Dropbox a podobné prostriedky sprístupňujú pracovné dokumenty všade a všade aj simultánne rozptyľujú firemné dáta. Áno, uložiť si jeden dokument v práci, aby som s ním mohol pracovať neskôr večer doma, vyzerá nevinne. Ale povedzme, že Peter z predaja si ten istý súbor uloží na tablet, Jana do telefónu, a firemné dáta sa šíria rýchlejšie než klebety na školskom ihrisku.
Vyvoláva to vo Vás obavu? Ak áno, je to aj preto, že takéto zdieľanie spôsobuje:
1. Chaos v dátach
Kam som si to uložil tú správu…? Keď sú dáta zároveň všade a nikde, nájdenie tej správnej verzie býva nemožné, čím sa znižuje efektivita a zvyšujú sa komplikácie v prípade auditov, reportovaní.
So zdieľaním súborov sa tiež často spája syndróm zabúdania. Častokrát sa stane, že užívateľ aktualizuje svoju verziu, ale zabudne ju zdieľať, pričom ostatní pracujú s nesprávnou verziou.
Problematickým je tiež fakt, že dennodenne posielajú mnohé firmy svoje citlivé dáta na cloudové servery bez toho, aby mali plán, ako dáta zálohovať a uchovávať. Riziko si uvedomia až vtedy, keď o dáta na týchto serveroch nečakane prídu.
2. Zvýšené bezpečnostné riziko
Pohodlie a bezpečnosť zvyčajne nejdú ruka v ruke. Ak zamestnanci môžu pristupovať k firemným dokumentom z ich telefónov, tabletov, osobných počítačov, prípadne z čohokoľvek s prístupom na internet, riziko sprístupnenia citlivých údajov nesprávnym adresátom sa zvyšuje.
Odborník na šifrovanie zo spoločnosti Lockbox tiež upozorňuje, že šifrovacie kľúče Dropbox sa ukladajú na servere Dropboxu a nie u klientov, čím sa zvyšuje ohrozenie dát. „Ak nemáte kľúč na svojom serveri, dáta nie sú vaše“, dodáva.
3. Strata kontroly
Dropbox priam pozýva divoký západ do „kuchyne“ Vašej firmy. Nástroje na zdieľanie súborov sťažujú, ak nie priam znemožňujú, prácu IT technikov, ktorí sa starajú, aby sa s firemným obsahom narábalo podľa určitých pravidiel a regulácií.
Ako sa dá pred rizikami ochrániť? Odpoveďou je získať opäť prístup k dátam. Na to je nevyhnutné:
1. Vytvoriť pravidlá pre zdieľanie súborov
Na to, aby zamestnanci pochopili, že nemôžu ukladať, zdieľať a šíriť pracovné dokumenty cez nezabezpečené platformy na zdieľanie súborov, je dôležité formulovať jasné pravidlá. Pravidlá treba určiť aj pre zariadenia, ktoré vlastní firma a ktoré vstupujú do firemnej siete.
2. Aplikovať bezpečnú, firmou-kontrolovanú technológiu na zdieľanie súborov
Miesto plošného zákazu zdieľania súborov treba prísť s nástrojom, ktorý sa dá kontrolovať. Existuje niekoľko spoločností, ako napríklad Box, Egnyte, ktoré sa zameriavajú na riešenia na zdieľanie dát firiem (dokonca je možné využiť aj špeciálnu službu Dropboxu pre firmy). Treba si len urobiť menší prieskum, vziať do úvahy možností a špecifiká firmy a vybrať si ten správny nástroj.
Nebolo by určite na mieste zanevrieť na platformy, ktoré umožňujú zdieľanie dát. Na mieste ale určite je venovať týmto technikám zvýšenú pozornosť, napriek pocitu bezstarostnosti, ktorú svojim ľahkým užívaním vyvolávajú.
Zdroj:
http://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/technology/2014/04/what-you-don-t-know-about-dropbox-could-hurt-you.html?page=2
http://www.informationweek.com/cloud/cloud-storage/dropbox-7-apps-to-add-on/d/d-id/1113966